「WEB口座振替サービス」の導入方法と
選び方のポイントを解説

1.「WEB口座振替サービス」の導入方法

WEB口座振替サービスを導入するためには、全体の流れを把握し、段階的に手続きを進めることが大事なポイントです。
具体的には以下の5つのステップがあり、申し込み～開始まで、平均的に2ヶ月かかります。

それぞれについて解説します。

【STEP1】サービスを比較・検討する

事業者の課題に合うWEB口座振替サービスを検討しましょう。
選定基準は以下です。

• 利用できる金融機関が自社に合っているか？
• 導入費用や手数料などのコストが自社のビジネスに合っているか？
• 自社の会計ソフトや管理システムに連携できるか？
• サポート・フォローの仕組みがあるか？
• セキュリティ対策が万全であるか？
• 希望の引き落とし日を選べるか？

などを検討し、自社への適合性を総合的に判断しましょう。
詳しくは、2章で解説します。

【STEP2】見積もりをもらう

事業者の課題に合う複数のWEB口座振替サービス会社に見積もりを依頼しましょう。
サービスによって料金体系が異なるため、自社の引き落とし件数・平均引き落とし金額をベースにシミュレーションするとよいでしょう。

【STEP3】決定して申し込む。そして審査を受ける。

最終的に見積もりを確認しながら導入するサービスを決定し、WEB口座振替サービス会社に申し込んで審査を受けます。
審査には登記簿謄本や事業概要がわかる資料などを提出するのが一般的です。
資料に不備があると手続きが長引く可能性があるため、提出前に書類の内容を十分に確認しておきましょう。

【STEP4】サービス会社と契約し、システムの運用テストを行う

審査通過後に契約締結します。続けて、運用に向けたシステム設定とテストを実施するのが一般的です。
大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスは、既存の会計ソフトや管理システムとスムーズに連携できるオンライン集金管理ツールを利用しているため、高額な導入費用がかからず、テスト不要になる場合もあります。

【STEP5】利用者へ案内し、運用を開始する

利用者にWEB口座振替の移行や登録手順を案内し、運用をスタートします。
登録用の専用URLをメールやSMSで送付し、スマートフォンやパソコンの操作に不慣れな利用者には、画像付きの分かりやすいマニュアルなどを配布するとよいでしょう。
大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスの場合、利用者にQRコードが印字された紙を送付します。
利用者はQRコードをスマホなどで読み取ってオンライン登録できるので、申込当月から引き落とし可能になる場合があります。

※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。

2.WEB口座振替サービスの選び方7つの選定基準

サービスを選ぶときは価格の比較だけでなく、運用の安定性と自社ビジネスへの適合性を総合的に判断することが重要です。
選定基準は大きく7つあり、順に紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

2-1.利用できる金融機関が多いか？

利用者が普段利用している銀行が対象外だと、別の決済手段を用意する必要が生じ、手間や利用者の離脱の原因に繋がります。
大手銀行・地方銀行・ネット銀行・信用金庫まで幅広く対応しているか確認しましょう。

2-2.導入費用や手数料などのコストが自社のビジネスに合っているか？

費用は「導入費用」と「運用費用」のトータルで判断することが重要です。
WEB口座振替は集金代行会社によってさまざまな課金体系があります。
導入で削減できる工数や、引き落とし件数、1件当たりの引き落とし単価と照らし合わせ、コストが見合っているか、最適であるかを確認しましょう。

コストに関しては詳しくはこちらで解説しています。

関連記事：WEB口座振替の導入費・運用費の相場と振替手数料負担

2-3.自社の会計ソフトや管理システムに連携できるか？

自社の会計ソフトや管理システムと連携できるかは業務に大きく影響します。
CSVファイルへの対応等により、請求データの取り込みや消込作業を自動化できれば、人的ミスや業務負担がなくなります。
大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスは、既存の会計ソフトや管理システムとスムーズに連携できるオンライン集金管理ツールを利用しており、CSVファイルにも対応しています。

2-4.サポート・フォローの仕組みがあるか？

中小企業の場合、技術やシステムに詳しいスタッフがいないのが普通です。
安定的に運用するために、わからないこと・困ったことがあった際のサポート体制があるかどうかは重要です。
加えて、残高不足で引き落としが失敗した時にフォローする仕組みも重要なポイントです。
エラー時の対応が手作業になると、担当者の負担が増えます。
「自動繰り越し」や「払込票の自動発送」などの機能があるか確認して、回収効率と運用負担のバランスを見極めましょう。

2-5.セキュリティ対策が万全であるか？

重要な個人情報を扱うため、セキュリティ対策は必須です。
情報漏洩やシステム障害は、自社の信用失墜や大きな損害になる可能性があります。
ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）やプライバシーマークの取得状況に加え、サービス会社の実績や導入事例を事前に確認しましょう。
導入事例に関して、こちらで詳しく解説しています。

関連記事：WEB口座振替の導入事例

2-6.引き落とし日が業務スケジュールに合っているか？

事業者の請求金額の確定（締め日）や口座振替日（利用者の口座からの引き落とし日）も重要です。
設定した引き落とし日が利用者の給料日から大きく離れていると、口座の残高不足による振替不能が発生しやすいので、利用者の支払いサイクルに合致する口座振替日が選べるかを確認しましょう。

2-7.利用者に合わせた決済手段を選べるか？

すべての利用者がWEB手続きに慣れているとは限りません。
特に高齢者が多い場合は、紙の口座振替と併用できるサービスがあると安心です。
コンビニ決済やクレジットカード決済など、利用者に合わせて柔軟に併用できることが、離脱の防止にもなるでしょう。

3.中小企業や個人事業主におすすめしたいWEB口座振替サービス

中小企業や個人事業主におすすめしたいWEB口座振替サービスは大阪ガスファイナンスです。
その理由は、ここまでに説明した選定基準をバランス良く満たしているからです。
また特に、

• 様々な会計ソフトや管理システムと連携できる
• 導入コストが低く、また短期間で導入できる
• 専門のサポートチームにいつでも相談できる
• Daigasグループならではの強固なセキュリティと、安定したシステム品質を備えている

点が高く評価され、中小企業を中心に多数の導入実績があります。
導入前の検討段階から、専任の担当者が丁寧なヒアリングを行い、自社の課題にあった最適な運用プランを提案させていただきますので、是非ご相談ください。