WEB口座振替の導入事例

1.学校法人｜授業料・教材費の徴収業務の効率を一気に上げた事例

生徒の授業料などの集金を教職員で対応していた学校法人が、WEB口座振替を導入した事例です。

＜導入した企業の事業概要＞

事業内容	学校法人	徴収業務の担当者	事務員＆教職員
口座振替対象項目	授業料や教材費	徴収対象者の規模	600人

1-1.解決したい４つの課題

課題

• 紙の口座振替依頼書の収集や提出、記入の不備に伴う対応を削減する
• 徴収率の向上
• 口座振替の請求および徴収結果の確認を、別途帳簿で確認する手間を削減する
• 利用者側の利便性の向上

お客様は複数の学校を運営する学校法人です。
生徒の授業料や教材費の徴収を口座振替で行っていましたが、様々な課題が発生していました。
例えば、口座振替依頼書が紙であるため、その収集や管理が煩雑になり、また、どうしても一定数記入の不備が発生することから、教職員が保護者とのやり取りを行っていました。
これは本来業務ではないので、できる限り効率化し、負担を削減する必要性がありました。
加えて、「口座振替の請求および徴収結果の確認」も紙帳簿で管理していたので非効率でしたし、何よりも「学費の支払いには、指定銀行の口座を開設しなければならない」「引き落としができなかった場合は現金を教職員に渡すしか払う手段がない」という古い仕組みでしたので、利用者である保護者側からしても利便性が低い状況でした。
そこで業務改善のため、オンラインで登録ができるWEB口座振替の導入を検討することになりました。

1-2.WEB口座振替サービスの選び方

このお客様がWEB口座振替サービスを選定する際に重視したのは、以下のポイントです。

選ぶ際に重視したポイント

• 導入時のハードル（スピード、費用）が総合的に低く、導入しやすい。
• 信頼できる、安心感が高い。

WEB口座振替を導入すれば、課題の多くが解決する事は目論見がついていたので、選ぶ際の比較ポイントはそこではなく、
・素早く導入したい事、予算が限られている事を踏まえて「できる限りスピーディーに、リーズナブルに導入可能である事」
・公共性の高い事業であるため、「実績があって信頼できる、安心感の高い会社のサービスである事」
の2点を重視して、大阪ガスファイナンスを選ぶことにしました。

1-3.WEB口座振替サービスを導入した結果

導入した結果、課題は大きく改善しました。
具体的には

結果

• 利用者（保護者）が口座振替の申し込みとその手続きをWEB上で完結できるようになり、学校側の対応業務が削減された。また、残高不足の際はコンビニ払いでの支払いのみにし、現金での徴収を廃止した。
• 利用者（保護者）が振替用口座を任意に選べるようになり、学校専用口座ではなく、自分の生活口座を指定できるようになった結果、徴収率が向上した。
• 操作が簡単な「オンライン集金管理ツール」を活用し、帳簿管理を廃止できた。
• 利用者（保護者）が振替用口座を任意に選べるようになったのはもちろん、引き落としできなかった際は「コンビニ払い」も利用できるようになったので、利便性が向上した。

上記の効果が得られました。

WEB口座振替サービスへ移行したことで、教職員の事務作業が軽減され、より本業に集中できるようになり、また利用者である保護者も利便性が高まるという、全ての関係者にとって良い結果につながったといえます。

2.そろばん教室｜月謝の徴収を現金方式から、スピーディーに口座振替に変更できた事例

地域密着型のそろばん教室を運営されている事業者が、WEB口座振替を導入した事例です。

＜導入した企業の事業概要＞

事業内容	そろばん教室の運営	徴収業務の担当者	事務員1人
口座振替対象項目	月謝	徴収対象者の規模	700人

2-1.解決したい３つの課題

課題

• 新年度に向けてWEB口座振替を短期間で導入し、入会の2ヶ月後には月謝の請求を開始したい。
• 紙の口座振替依頼書を扱いたくない。
• 利用者（保護者）の利便性も上げたい。

お客様は地域密着型のそろばん教室を運営されている企業です。
2ヶ月後の新年度募集時期に合わせて、これまで現金で月謝を徴収していたやり方を、時代に合わせてWEBで行いたいと考えました。
WEBで行う事により、紙の口座振替依頼書の配布・管理の煩わしさも無く、「現金を子供に持たせる事による、盗難等への懸念」も払しょくする等、利用者（保護者）様側の利便性も併せて上げたいと考えていました。

2-2.WEB口座振替サービスの選び方

WEB口座振替サービスを選定する際に重視したのは、以下のポイントです。

選ぶ際に重視したポイント

• 早く導入できる。
• ITやシステムの専門家がいない小規模事業者でも問題なく使えるよう、サポートがしっかりしている。

複数のWEB口座振替サービス会社の案内資料を見て比べた結果、すぐ導入できるシステムを持っていて、専任スタッフを置いてくれる大阪ガスファイナンスに問い合わせる事にしました。

2-3.WEB口座振替サービスを導入した結果

導入した結果、3つの課題は大きく改善しました。
具体的には、

結果

• 希望した通りスピーディーに導入でき、２ヶ月後には口座振替が開始できた。
• 生徒毎の入金管理も大阪ガスファイナンスの専用システムで行うことができ、引き落とし率も約97%と高く未払の督促業務も大幅に減らすことができたので、事務効率も保護者の利便性も上がった。
• 現金徴収を廃止し、子供にお金を持たせなくて良くなり、またスマホで簡単に口座登録できるため、保護者の手間も減った。

上記の効果が得られました。
2ヶ月後にはお客様の希望どおりに口座振替がスタートできました。
支払う側の保護者からも「スマホで完結できて楽でした」と好評で、顧客満足度も向上しました。

3.不動産管理会社｜修繕積立金や家賃の徴収を、リーズナブルでシンプルなシステムで効率化した事例

分譲マンションや賃貸物件を幅広く手がける不動産管理会社が、WEB口座振替を導入した事例です。

＜導入した企業の事業概要＞

事業内容	不動産管理会社	徴収業務の担当者	スタッフ1～2人
口座振替対象項目	修繕積立金や家賃	徴収対象者の規模	900戸

3-1.解決したい４つの課題

課題

• 修繕積立金や家賃の徴収を効率化したい。
• 長く利用し続けられるよう、トータルコストが安いものがいい。
• シンプルで簡単なシステムでないと、扱えない。
• 利用者（入居者様）にとってもシンプルで簡単な方がいい。

お客様は、分譲マンションや賃貸物件を幅広く手がける不動産管理会社です。
修繕積立金や家賃を入居者に振り込みをお願いして集金しています。
毎月ちゃんと修繕積立金や家賃を振り込んでもらうのは、確認や督促にかなりの労力がかかり、多大な時間を要していいたため、効率化したいと考えています。
ただ、管理コストにお金を掛けたくないという経営方針や、システムやＩＴが得意な人材が内部にいないという背景もあり、トータルコストが安く、だれでも使えるシンプルで簡単なシステムでないと導入する事は出来ないと考えていました。
もちろん、入居者様にとっても使いやすいことも大前提になります。

3-2.WEB口座振替サービスの選び方

WEB口座振替サービスを選定する際に重視したのは、以下のポイントです。

選ぶ際に重視したポイント

• とにかくシンプルで安価なサービスである事。
• サービスの仕組みや運用面での不安に対して、専任スタッフが丁寧で寄り添った対応である事。

インターネットであれこれ調べて、シンプルでリーズナブルそうなサービスを３～４つ比較してみて、料金面だけでなく、信頼感が強く、サポートもしっかりしていそうだという点が最終的に決め手になって、大阪ガスファイナンスに問い合わせました。

3-3.WEB口座振替サービスを導入した結果

導入した結果、

結果

• 徴収に関する業務が削減できた。
• システム開発不要で導入時費用を抑えられ、ランニングコストも安い。
• 従業員も入居者様も、簡単に扱えるので利用が定着した。

上記の効果が得られました。
既に多くの実績があるシステムをそのまま導入するだけなので短期間で運用開始。
そして、システム開発の手間がない分、導入時の費用が抑えられたことはもちろんですが、ランニングコストも、例えばクレカ決済では1決済当たり数%の手数料がかかるところ、半分以下に抑える事が出来ました。
使い方も簡単だったので、まずは1棟目でWEB口座振替を導入したところ、QRコードを用いた登録方法が簡単と入居者にも好評で、2棟目、3棟目と全ての物件で導入する結果となり、徴収業務の効率化に成功。
イメージ通りの導入結果となりました。

※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。

4.早く導入したい事業者におすすめのWEB口座振替サービスは大阪ガスファイナンス

大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスは

• システムやWEB画面の開発がなく導入できるのでコストが抑えられる
• 汎用性の高いシステムをそのまま導入するだけなので、短期間で導入できる
• 利用者側の手続きも簡単で、集金するスタッフの事務負担が少なく運用できる
• 年に1回、1件の口座振替でも利用できる

という特徴があります。
したがって、以下のような事業者に大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスは適しています。

• 事務担当者が少ない中小企業
• IT担当者がいない、またはリソースが限られている中小企業
• できるだけ早く導入を開始したい中小企業
• 事業を始めたばかりで振替件数が少ない中小企業
• 個人事業主

WEB口座振替サービスの導入を成功させるポイントは、「導入のしやすさ」と「現場の負担軽減」の両立です。
大阪ガスファイナンスのWEB口座振替サービスは、リソースが限られている中堅・中小企業や、事務担当者が少ない企業、スタートアップ、個人事業主におすすめできるサービスです。
大阪ガスファイナンスのオンライン集金管理ツール「あつ丸」は、現在使用している会計ソフトや管理システムとスムーズに連携できるため、高額な導入費用を抑えたい事業者に最適です。
毎月の集金データは一括取り込みが可能なため、手間のかかる入力作業や入金消込の工数を大幅に削減し、業務効率化が実現できます。
詳しい内容は下記のサイトをご確認ください。