よくわかる集金代行サービス口座振替（自動引き落とし）の導入から運用までの流れ
こんにちは、大阪ガスファイナンスの集金サービスグループ営業担当のHです。
日々ホームページをご覧いただいた企業さまから口座振替に関するお問い合わせを頂戴しておりますが、その中で尋ねられることが多いのが、サービスの導入に関する疑問です。
現在訪問集金や自社口座へのお振り込みで集金をされている企業さまは、集金代行サービスを導入するといっても、実際にどのような導入作業や月次の作業が必要になるのか、いまいち掴めないという方も多いのではないでしょうか。
そんな疑問にお答えすべく、今回は大阪ガスファイナンスと口座振替を契約していただいた後の、おおまかな流れをご紹介したいと思います。
この記事の目次
口座振替の開始までには約2か月必要です
口座振替代行サービスのご契約をいただいてから、実際に月々の集金作業を始めるまでには、以下の図のようなステップがあります。
まずはお客さまの振替口座を設定します
まずはお客さまに口座振替届出書をご記入・ご提出いただきます。これは初回および、新しいお客さまが増えた際には必ず必要となる作業です。貴社より口座振替届出書をご提出いただいてから受理されるまでに、おおよそ1か月ほど掛かりますので、余裕をもってご準備ください。
お客さまの口座の設定が完了すれば、いよいよ月々の集金作業の開始です
まずは弊社のオンライン集金管理ツール「あつ丸」にお客さま情報を入力、あとは毎月請求したい金額を入力するだけで、ご指定の振替日にお客さまの口座から指定の金額が引き落とされます。そして、振替日の３営業日後には集金結果の確認が「あつ丸」上で行えるようになります。
つまり、毎月集金を行われる場合は、
「集金データ作成作業」→「振替」→「結果確認」
のサイクルを毎月繰り返して行っていただくことになります。
このように簡単・シンプルな集金作業で、どのような企業さまでも無理なく導入いただけます。
それでは、もう少し各作業について詳しくご紹介していきましょう。
作業その1 お客さまに口座振替届出書を書いてもらう
お客さまが指定する口座から代金を振り替えるためには、
まずこの口座振替届出書をお客さまにご記入いただく必要があります
皆さまも、家賃やスポーツクラブの利用料などを口座振替でお支払いされる際に、口座振替届出書を記入された覚えがあるのではないでしょうか。
大阪ガスファイナンスと貴社との契約が完了すると、「スタートキット」として作業マニュアル、Webサイト利用IDなどと一緒に、口座振替届出書を企業さまの元にお送りしております。
口座振替届出書
この口座振替届出書を各お客さまに配布し、ご記入いただいてください。口座振替届出書は、貴社で回収し、大阪ガスファイナンスに郵送していただきます。送っていただいた口座振替届出書は、大阪ガスファイナンスから銀行に送られます。
そして、各銀行にて記述の不備、印鑑の相違などがないかのチェックが行われ、口座振替届出書になんらかの問題がある場合は、この口座振替届出書が貴社の元に戻ってきますので、お客さまに訂正等をしていただいた上で、再度ご提出の必要があります。
口座振替届出書に問題がなければ、銀行で口座振替のための処理が行われ、次の振替日よりお客さまの口座から振替が可能となります。
銀行名・支店名など記載内容に少しでも間違いがあれば不備とされ戻ってきてしまいますので、初月の振替日までは余裕を持った日数を設けていただきたいと思います。
初月の振替日までに間に合わないようなケースには、初回だけ訪問集金を行うなどされている企業さまもいらっしゃいます。そんな場合には、オプションですが弊社のコンビニ決済代行サービスと組み合わせてご利用いただけば、初月分のお支払いのみコンビニ払込票をお客さまにお送りし、コンビニ決済で集金を行うことが可能になります。
集金代行サービスを導入される際には、「初月の集金方法」についてどのように対応するか考えておいてくださいね。
作業その2 顧客情報（口座情報）を「あつ丸」に登録する
お客さまから口座振替届出書を回収した際に、そこに記載されている口座情報などを
弊社の無料オンライン集金管理ツール「あつ丸」に登録します
ここに登録いただいた情報を元に銀行への振替請求が行われますので、マニュアルをご参考に慎重にご入力ください。口座番号の打ち込み間違いなどがあると、振替ができません。
- ご利用中の貴社の管理システムなどで集金データを作成される場合は、貴社の管理システムのほうに口座情報をご入力ください。
また、下記のようにお客さまの情報として請求金額を入力しておくことができます。
例えば、家賃の請求でしたら全月にチェックを入れておきます。家賃のほかに駐輪所代金を半年に一度請求しているという場合は、駐輪所代金は２月と８月のみチェックを入れるという具合です。
作業その3 請求データ(集金データ)を「あつ丸」で作成する
― 口座振替日の8営業日前まで
口座振替を行うためには、次の振替日に引き落としたいお客さまの情報「請求データ(集金データ)」というものを作成し、そのデータを「確定(送信)」します。企業さまに行っていただく作業はこれだけです。あとは、確定されたデータが大阪ガスファイナンスに届きますので、弊社より各金融機関に請求データを送信しています。
また、請求データ(集金データ)を作成する作業は簡単です。基本的には弊社のオンライン集金管理ツール「あつ丸」の左サイドバーのメニューに沿って作業を行っていくだけで、請求データ(集金データ)作成→送信の作業が完了します
「あつ丸」メニュー画面
1.請求データ(集金データ)作成指示
まずは請求データを作成します。「請求データ作成画面」で実行ボタンをクリックすると、当月請求対象となっているお客さまがピックアップされ請求データ(集金データ)が作成されます。
この時対象となるのは、前回ご説明した『作業その2 顧客情報(口座情報)を「あつ丸」に登録する』で当月にチェックを入れていた方です。
2.請求データ(集金データ)登録・修正
次に作成された請求データの(集金データ)修正を行います。毎月引き落としをする代金が異なる場合や当月のみ請求金額を変更したい場合は、このステップで請求金額を変更することができます。
3.請求予定リスト印刷
請求金額などに間違いがないか確認します。登録された内容をもとにリスト(PDF)が作られますので、印刷してご確認ください。
4.請求データ確定(送信)
請求予定リストを確認し、問題がなければ請求データの確定(送信)を行います。「実行」のボタンをクリックすると、当月の請求データ(集金データ)が確定し、一連の作業で作成された請求データ(集金データ)が大阪ガスファイナンスに送られます。
これ以後、請求内容の変更などはできなくなります。
- なんらかの事情でお客さまへの請求を中止したい時は、決められた期間内であれば、「緊急停止」という作業を行うことで請求を止めることができます。
作業その4 集金結果照会を「あつ丸」で行う
― 口座振替日の3営業日後から
口座振替日の3営業日後より、「あつ丸」上で集金結果を確認いただけるようになります。
「あつ丸」の画面上でも確認できますし、紙に印刷して入金を確認していただくことも可能です。さらにCSVデータのダウンロードもできますので、貴社に最適な方法で確認作業をしていただけます。
ちなみに、集金したお金を貴社指定の口座にお振り込みする日程は、12日振替の場合は当月24日、28日の場合は翌月10日となります。
まとめ ― 口座振替の導入は簡単です
以上が最も基本的な口座振替導入までの作業手順です。
難しく感じた方もいらっしゃるかもしれませんが、毎月同じ作業ですので、慣れればパソコンがあまり得意でないという方にもお使いいただけると思います。
今回はすべての作業を「あつ丸」で行う方法をご紹介しましたが、この他にもエクセルなどからCSVを作成し「あつ丸」にアップロードする方法や、貴社でご利用の管理システムなどで作成した全銀フォーマット(固定長)を「あつ丸」にアップロードする方法もあります。
「あつ丸」は柔軟な対応ができることもウリのひとつ。貴社の状況にあわせた導入が可能ですので、詳しくは下記ページにてご確認ください。
大阪ガスファイナンスの口座振替代行サービスで集金業務をもっと簡単に、効率的に
大阪ガスファイナンスの口座振替代行サービスとは、大阪ガスファイナンスが貴社にかわってお客さまの預金口座から、請求代金を引き落とし、集金した代金を一括して貴社に振り込むサービスです。オンライン集金管理ツール「あつ丸」で、顧客情報登録・集金データ作成・集金結果確認まですべて行えるので、集金業務の効率アップが見込めます。
